Les données : un moteur pour de meilleurs soins
Dans le monde complexe de la santé, le rôle des données devient de plus en plus important. Dans les hôpitaux REZO, le CH Sint-Elisabeth à Zottegem et le CH Glorieux à Renaix, Cellule d’Information Politique, dirigée par le coordinateur Wouter Van Mol, est à la base de cette révolution des données. Il explique comment son équipe travaille avec les données pour améliorer la qualité des soins de santé, optimiser les processus et soutenir la prise de décision.
Qu’est-ce que la Cellule d’Information Politique et que fait exactement votre équipe ?
Wouter Van Mol : « Notre Cellule n’existe que depuis mi-2022. Nous sommes donc encore relativement nouveaux. Même si le nom « Information Politique » décrit une partie de notre rôle, il ne couvre pas l’intégralité de notre travail. En plus de fournir de véritables informations politiques et des analyses de nature stratégique, nous fonctionnons comme une équipe de données à part entière. Nous collectons et traitons des ensembles de données complexes, automatisons les processus manuels et travaillons sur les processus ETL (Extraction, Transformation & Load). De plus, nous travaillons avec des partenaires informatiques et externes afin de rechercher de nouvelles options et technologies de désenclavement. Aujourd’hui, la plupart de notre temps est consacré à la réalisation d’analyses, de statistiques descriptives et de tableaux de bord dynamiques à l’aide d’outils tels que Cognos et Power BI.
Pour exécuter toutes ces tâches, nous disposons d’une équipe diversifiée composée de spécialistes dans le domaine de la « Business Intelligence », d’analystes de données et d’un data scientist. Notre mission consiste à stimuler et à intégrer la prise de décision basée sur les données à tous les niveaux de notre organisation. Cela signifie que nous contribuons activement à la collecte, à l’analyse, à la visualisation et à l’interprétation des données, dans le but d’aider nos collègues des différents services à utiliser les données à des fins opérationnelles ou à prendre des décisions éclairées. L’objectif final est d’améliorer la qualité des soins et de rendre les processus opérationnels plus efficaces. »
Que signifie une « prise de décision basée sur les données » ?
Wouter : « Le fait est que les données sont au cœur de notre prise de décision. Notre objectif est de donner à chaque niveau de l’organisation un accès aux données nécessaires, afin que chacun puisse les utiliser avec sa propre expertise pour justifier et objectiver les décisions stratégiques et opérationnelles. Pour y parvenir, nous aidons nos collègues des différents services à collecter, consulter et interpréter des données. »
Comment cela se traduit-il dans vos tâches quotidiennes ?
Wouter : « Nous transformons les données disponibles en analyses, informations et tableaux de bord utiles à tous les services des deux hôpitaux REZO. Nous le faisons de manière pragmatique dans un modèle « à la demande ». Nous proposons un accompagnement à la fois opérationnel et stratégique et travaillons toujours à partir d’une problématique existante ou d’une opportunité d’optimisation déployable immédiatement.
Dans ce cadre, nous divisons les missions en deux groupes : les petites missions et les grands projets stratégiques. Les petites missions commencent souvent par une demande de ticket et sont terminées en quelques jours ou semaines. Pensez par exemple à l’automatisation des processus manuels ou à la fourniture d’informations à partir d’ensembles de données limités, telles que des analyses coûts-avantages ou la cartographie des parts de marché par discipline médicale.
Les projets plus importants ont souvent un caractère stratégique et ils se situent à l’échelle de l’hôpital. De plus, ils sont généralement lancés par une question ou un besoin spécifique d’un établissement. En raison de notre fonction globale, nous abordons toujours ces questions du point de vue plus large de REZO et pouvons immédiatement mettre en place des projets pour les deux hôpitaux REZO. De cette manière, nous contribuons également à la pollinisation croisée entre les deux hôpitaux. Nous assumons souvent le rôle de chef de projet dans les projets de ce type, comme le développement d’un outil à l’échelle de l’hôpital pour suivre les capacités et le déploiement du personnel ou la création de tableaux de bord pour les RH. »
Avez-vous des exemples concrets de la manière dont votre travail a contribué à l’amélioration des soins de santé ?
Wouter : « Bien sûr. Par exemple, nous avons mis en place un système de traitement automatique des dates de péremption des instruments de stérilisation, ce qui minimise le comptage manuel. Nous avons également développé des outils pour suivre la consommation de matériel et les budgets au niveau macro et au niveau de l’article, ce qui a conduit à des projets d’amélioration concrets dans les deux hôpitaux.
Au Service des Urgences du CH Sint-Elisabeth à Zottegem, vous pouvez également observer notre travail en tant que patient ou visiteur. Un baromètre de l’affluence y est affiché, fournissant un aperçu de l’affluence actuelle et des éventuels temps d’attente. Nous avons basé cet outil sur des méthodes scientifiquement fondées pour représenter le plus correctement possible le concept « d’affluence ».
Au CH Glorieux à Renaix, nous avons livré un tableau de bord qui examine l’occupation et la capacité disponible dans le Quartier Opératoire. Cela facilite l’ajustement de la planification des interventions et permet, à terme, d’aider les patients plus rapidement.
Nous finalisons également actuellement le plus grand projet à ce jour : le développement d’un outil qui montre l’occupation actuelle de l’hôpital, en tenant compte des changements de capacité. Cela permet aux responsables des soins de santé d’observer objectivement l’affluence, ce qui leur permet de mieux adapter le déploiement de leur personnel aux besoins. Outre les chiffres actuels, cet outil offre un regard sur le passé. Les données historiques fournissent des informations précieuses à un niveau supérieur, qui peuvent conduire à des améliorations dans la gestion des sorties, à optimiser la durée du séjour des patients et à faciliter les décisions stratégiques concernant le déploiement du personnel et des lits. Dans le même esprit, nous travaillons enfin sur un modèle prédictif des admissions (non-)électives, afin de pouvoir prendre en compte les affluences attendues dans un avenir proche. »
La Cellule d’Information Politique contribue-t-elle également à la collaboration avec les médecins généralistes ?
Wouter : « Absolument. Par exemple, l’une de nos analyses porte sur les comportements de référence des médecins généralistes de notre région. Nous proposons également aux médecins-chefs un aperçu du nombre de références par discipline. En cas d’écarts dans une série temporelle ou par rapport à une moyenne hospitalière, les médecins généralistes peuvent être invités à un entretien afin de déterminer pourquoi ils se tournent moins vers les hôpitaux REZO. Cela nous aide à recueillir des commentaires utiles et ainsi, à améliorer la qualité des soins et des services. Nous surveillons également les parts de marché par pathologie et déterminons combien de patients de certaines régions visitent nos hôpitaux ou se font soigner ailleurs.
Nous travaillons également sur un outil permettant un échange de données fédéré au sein de notre réseau. Cet outil est une première étape importante pour pouvoir partager à l’avenir des points de données sélectionnés de manière uniforme avec d’autres hôpitaux de notre réseau et plus tard, éventuellement, avec des médecins généralistes également. »
Comment voyez-vous l’avenir de la Cellule d’Information Politique et de données dans le domaine de la santé ?
Wouter : « L’avenir de notre Cellule réside dans l’utilisation de l’IA et de la science des données. Au cours des deux dernières années, nous avons travaillé dur sur la mentalité relative aux données dans nos hôpitaux, en fournissant des analyses descriptives et en créant des tableaux de bord. Bien que cela reste important, nous étendons désormais également notre focalisation aux analyses prédictives et examinons les possibilités des modèles linguistiques. Pour renforcer notre équipe dans ce domaine d’expertise, nous avons récemment fait appel à un data scientist.
Nous ne voulons pas seulement collecter des données mais nous voulons avant tout nous concentrer sur une mentalité à l’égard des données à l’échelle de l’hôpital, qui profite aux soins aux patients. ”
Par ailleurs, nous continuons à nous concentrer sur la structuration des données afin de pouvoir les réutiliser pour des analyses et les partager avec d’autres hôpitaux et médecins généralistes. Pensez par exemple aux rapports ou aux lettres de licenciement des médecins. Ceux-ci contiennent une multitude d’informations cliniques, mais ils sont encore conservés aujourd’hui sous forme de simples fichiers texte. Sans interprétation humaine et actions manuelles, vous ne pouvez rien faire avec ces données. On peut faire autrement !
Après tout, structurer les données et standardiser les protocoles et les formats constitue une étape difficile mais essentielle pour rendre les données partageables, interprétables et comparables entre différentes institutions, et c’est précisément là que réside l’avenir. »
