Data als stuurkracht voor betere zorg
In de complexe wereld van de gezondheidszorg wordt de rol van data steeds belangrijker. Bij ZORG-ziekenhuizen, AZ Sint-Elisabeth in Zottegem en AZ Glorieux in Ronse, staat de Cel Beleidsinfo, onder leiding van coördinator Wouter Van Mol, aan de basis van deze datarevolutie. Hij deelt hoe zijn team met data werkt om de zorgkwaliteit te verbeteren, processen te optimaliseren en besluitvorming te ondersteunen.
Wat is de Cel Beleidsinfo en wat doet jouw team precies?
Wouter Van Mol: “Onze cel bestaat pas sinds midden 2022. We zijn dus nog relatief nieuw. Hoewel de naam ‘Beleidsinformatie’ een deel van onze rol beschrijft, dekt het niet de volledige lading van ons werk.
Naast het aanleveren van de echte beleidsinformatie en analyses van strategische aard, fungeren we immers als een volwaardig datateam. We houden ons bezig met het verzamelen en verwerken van complexe datasets, automatiseren manuele processen en werken aan ETL (Extraction, Transformation & Load)-processen. Daarnaast gaan we samen met IT en externe partners op zoek naar nieuwe ontsluitingsmogelijkheden en technologieën. Het grootste deel van onze tijd gaat op vandaag naar het maken van analyses, beschrijvende statistiek en dynamische dashboards met behulp van tools zoals Cognos en Power BI.
Om dat alles te bewerkstelligen, hebben we een divers team dat bestaat uit BI-specialisten, data-analisten en een data scientist. Onze missie is om datagedreven besluitvorming te stimuleren en te integreren in alle lagen van onze organisatie. Dit betekent dat we actief bijdragen aan het verzamelen, analyseren, visualiseren en interpreteren van data, met als doel onze collega’s in verschillende afdelingen te ondersteunen in het gebruik van data voor operationele doeleinden of om geïnformeerde beslissingen te nemen. Het einddoel is om de zorgkwaliteit te verbeteren en de operationele processen efficiënter te maken.”
Wat houdt ‘data-gedreven besluitvorming’ in?
Wouter: “Het gaat erom dat data de kern vormt van onze besluitvorming. Ons doel is om elke laag in de organisatie toegang te geven tot de nodige data, zodat ze die samen met hun eigen expertise kunnen gebruiken om zowel strategische als operationele beslissingen te onderbouwen en objectiveren. Om dat te bewerkstelligen, helpen we onze collega’s in verschillende afdelingen bij het verzamelen, raadplegen en interpreteren van data.”
Hoe vertaalt dit zich naar jullie dagelijkse taken?
Wouter: “We verwerken beschikbare data tot analyses, inzichten en dashboards die bruikbaar zijn voor alle afdelingen in beide ZORG-ziekenhuizen. Dit doen we op een pragmatische manier in een ‘on-demand’-model. We bieden zowel operationele als strategische ondersteuning en werken altijd vanuit een bestaand vraagstuk of een mogelijkheid tot optimalisatie, die meteen inzetbaar is.
Binnen dit kader delen we opdrachten op in twee groepen: kleine opdrachten en grotere strategische projecten. De kleinere opdrachten beginnen vaak met een ticketaanvraag en worden binnen enkele dagen of weken afgerond. Denk hierbij aan automatiseringen van handmatige processen of het leveren van inzichten uit beperkte datasets, zoals kosten-batenanalyses of het in kaart brengen van marktaandelen per medische discipline.
De grotere projecten hebben vaak een ziekenhuisbreed en strategisch karakter en worden meestal geïnitieerd door een specifieke vraag of nood vanuit één instelling. Door onze overkoepelende functie benaderen we deze vraagstukken steeds vanuit het bredere ZORG-standpunt en kunnen we projecten meteen opzetten voor beide ZORG-ziekenhuizen. Op die manier dragen we ook bij tot kruisbestuiving tussen beide ziekenhuizen. Bij dergelijke projecten nemen we vaak de rol van projectmanager op ons, zoals bij de ontwikkeling van een ziekenhuisbrede tool voor het opvolgen van capaciteit en personeelsinzet of het maken van HR-dashboards.”
Heb je concrete voorbeelden van hoe jullie werk heeft bijgedragen aan verbeteringen in de zorg?
Wouter: “Ja, zeker. Zo hebben we een systeem opgezet om vervaldata van sterilisatie-instrumenten automatisch te verwerken, wat manueel telwerk minimaliseert. We ontwikkelden ook tools om het materiaalverbruik en budgetten op zowel macro- als artikelniveau te monitoren, wat in beide ziekenhuizen leidde tot concrete verbeterprojecten.
Op de Spoedgevallendienst van het AZ Sint-Elisabeth in Zottegem kan je ons werk ook als patiënt of bezoeker opmerken. Daar wordt een druktebarometer getoond die inzicht geeft in de actuele drukte en mogelijke wachttijd. Deze tool baseerden we op wetenschappelijk onderbouwde methodes om het concept ‘drukte’ zo correct mogelijk weer te geven.
In het AZ Glorieux in Ronse leverden we dan weer een dashboard op dat de bezetting en beschikbare capaciteit in het Operatiekwartier onder de loep neemt. Op die manier kan men makkelijker bijsturen in de planning van ingrepen, waardoor patiënten uiteindelijk sneller geholpen kunnen worden.
Op dit moment finaliseren we ook het grootste project tot nog toe: de ontwikkeling van een tool die de actuele bezetting van het ziekenhuis toont, met inachtneming van capaciteitswijzigingen. Dit stelt zorgmanagers in staat om objectief te kijken naar de drukte, waardoor ze hun personeelsinzet beter kunnen afstemmen op noden. Naast actuele cijfers biedt deze tool een blik op het verleden. De historische data bieden immers waardevolle inzichten op een hoger niveau, die kunnen leiden tot verbeteringen in ontslagmanagement, het optimaliseren van de ligduur van patiënten en strategische beslissingen rond personeels- en beddeninzet faciliteren. In diezelfde lijn werken we tot slot aan een voorspellend model voor (niet-)electieve opnames, zodat we rekening kunnen houden met de verwachte drukte in de nabije toekomst.”
Draagt de cel Beleidsinfo ook bij aan de samenwerking met huisartsen?
Wouter: “Absoluut. Eén van onze analyses richt zich bijvoorbeeld op het doorverwijsgedrag van huisartsen in onze regio. Daarbij bieden we hoofdarts(en) inzicht in het aantal doorverwijzingen per discipline. Bij afwijkingen in een tijdserie of ten opzichte van een ziekenhuisbreed gemiddelde kan men in gesprek gaan met huisartsen om te achterhalen waarom ze minder doorverwijzen naar ZORG-ziekenhuizen. Dit helpt ons om nuttige feedback te vergaren en zo de kwaliteit van de zorg en dienstverlening te verbeteren. Daarnaast monitoren we marktaandelen per pathologie en gaan we na hoeveel patiënten vanuit bepaalde regio’s onze ziekenhuizen opzoeken of net elders hulp zoeken.
Verder werken we aan een tool die gefedereerde data-uitwisseling binnen ons netwerk mogelijk maakt. Deze tool is een eerste belangrijke stap om in de toekomst geselecteerde datapunten uniform te kunnen delen met andere ziekenhuizen in ons netwerk en later mogelijk ook met huisartsen.”
Hoe zien jullie de toekomst van de Cel Beleidsinfo en data in de zorg?
Wouter: “De toekomst van onze cel ligt in het gebruik van AI en data science. We hebben de afgelopen twee jaar hard gewerkt aan de data-mindset in onze ziekenhuizen, het leveren van descriptieve analyses en het bouwen van dashboards. Hoewel dat belangrijk blijft, breiden we onze focus nu ook uit naar predictieve analyses en kijken we naar de mogelijkheden van taalmodellen. Om ons team ook in dat expertisegebied te versterken, hebben we recent een data scientist aan boord gehaald.
We willen niet alleen data verzamelen, maar vooral inzetten op een ziekenhuisbrede data-mindset die de zorg voor patiënten ten goede komt.”
Daarnaast zetten we verder in op het structureren van data, zodat we die kunnen hergebruiken voor analyses en kunnen delen met andere ziekenhuizen en huisartsen. Denk bijvoorbeeld aan verslagen of ontslagbrieven van artsen. Deze bevatten een schat aan klinische informatie, maar worden op vandaag nog als eenvoudige tekstbestanden bewaard. Zonder menselijke interpretatie en manuele handelingen kan je met deze data niets aanvangen. Dat kan anders!
Het structureren van data en het standaardiseren van protocollen en formaten is immers een uitdagende maar essentiële stap om data deelbaar, interpreteerbaar en vergelijkbaar te maken tussen verschillende instellingen, en net daar ligt de toekomst.”
