Update realisatie Cleanroom bij ZORG-ziekenhuizen
Sinds september 2023 ontfermt dr. apr. Lies De Bock zich binnen ZORG-ziekenhuizen samen met een kernteam over het project Cleanroom in vzw ZORG. AZ Glorieux Ronse en AZ Sint-Elisabeth Zottegem slaan hierbij de handen in elkaar met Baxter voor de realisatie van dit uitdagende project. Vanaf 2026 moet elke ziekenhuisapotheek voldoen aan de PIC/S-normen om bereidingen te mogen maken. De PIC/S-normen zijn een hele set eisen met betrekking tot infrastructuur, procesflows en traceerbaarheid die de kwaliteit en veiligheid van de bereidingen kunnen garanderen. We geven het woord aan dr. apr. Lies De Bock en Annelies Bryon van Baxter.
Partneren met Baxter
Annelies Bryon is algemeen directeur van Baxter België en ook eindverantwoordelijke voor verschillende strategische projecten in Zuid-Europa. ‘Ik ontferm me sinds een vijftal jaar over de realisatie van cleanroom-projecten. Baxter is een bedrijf dat opgebouwd is uit verschillende business units, enerzijds de perfusies en parenterale nutritie en anderzijds HCT (Health Care & Technology). Dat zijn grote accessoires voor het operatiekwartier, zoals operatiebedden en -lampen. Verder hebben we ook nog de afdelingen dialyse en de afdeling ‘Pharmaceuticals’. Binnen deze laatste afdeling hebben we de anesthesiegassen en de cleanroom consultancy. De cleanroom consultancy, dat is wat mij uiteraard linkt aan het project van Lies De Bock bij ZORG-ziekenhuizen.’
Lies vult aan: ‘Baxter haalde de opdracht voor ZORG-ziekenhuizen binnen naar aanleiding van een openbare aanbesteding. Annelies Bryon is projectsponsor, Richard Limb is projectleider samen met Chris Tilley en Hettie Delanoi, een ziekenhuisapotheker. Onder de aansturing van dit team zit een groep van experten bij Baxter. Op afroep worden SME’s (Subject Matter Experts) van Baxter uit UK, Australië… ingeschakeld om advies te geven voor de realisatie van de Cleanroom bij ZORG-ziekenhuizen.’
Baxter heeft ruime ervaring achter de kiezen met de realisatie en uitbating van Cleanrooms wereldwijd. We hebben vierentwintig Cleanrooms in eigen beheer waarvan verschillende in het Verenigd Koninkrijk. Om de week komt het UK-team naar België.
Bouwen op wereldwijde expertise
Lies: ‘De ZORG-ziekenhuizen kozen bewust voor effectieve kennis en kunde. We willen de deadline zonder fout halen, het moet snel maar vooral ook juist gaan. We kozen voor Baxter die reeds lessen kon trekken uit eigen beginnersfouten. We waren op zoek naar concrete en gestructureerde adviezen. Hiermee willen we een Cleanroom installeren die meteen efficiënt werkt. Baxter heeft de theoretische en praktische kennis in huis om dit project mee tot een goed einde te brengen.’
Jongleren van vele werkgroepen en -stromen
Lies: ‘Het project Cleanroom bestaat uit veel verschillende werkgroepen. Het is mijn taak om alle werkgroepen op te volgen. Ik ben de ‘liaison’ tussen de verschillende werkgroepen, zeker in het kader van kruisbestuiving. Elke werkstroom heeft ook een impact op een andere werkstroom.’
‘Zo is er bijvoorbeeld de werkgroep Concept & Design, Bouw en Constructie en IT. Verder hebben we een Klinische/Medische werkgroep, een werkgroep Logistiek, een Validatiewerkgroep, een werkgroep Kwaliteitsmanagement, een werkgroep HR, een werkgroep Finance en een Legal werkgroep… Kortom, je kan niks beslissen in één werkgroep, zonder dat dat een effect heeft op de andere werkgroep.’
Update project Cleanroom
Lies licht toe: ‘De afgelopen maanden ontfermden we ons vooral over Concept & Design. Hoe gaan we die Cleanroom bouwen, indelen? Welke procesflows en toestellen kiezen we…? De openbare aanbesteding om de effectieve bouw te realiseren werd intussen uitgeschreven. We selecteerden drie kandidaat-aannemers. Momenteel zitten we in de wachttijd van de offertefase.’
De Cleanroom wordt geïntegreerd in de kelderverdieping van het bestaande gebouw in AZ Sint-Elisabeth te Zottegem. Het staat los van de apotheekafdeling. De Cleanroom wordt opgebouwd als volledig autonome unit die de beide apotheken van ZORG-ziekenhuizen, AZ Glorieux en AZ Sint-Elisabeth, zal beleveren. Alle bereidingen zullen vanuit Zottegem vertrekken naar hun eindbestemming.’
Annelies Bryon: ‘Het is aangenaam samenwerken. Lies is een zeer gestructureerde projectleider en garandeert zo de voortgang van alle verschillende werkgroepen. Alle processen bij de realisatie van de Cleanroom lopen continu door elkaar en vergen een sterke projectlead.‘
Redundant met AZ Groeninge binnen E17-ziekenhuisnetwerk
Lies: ‘We realiseren dit project samen met AZ Groeninge, dat net zoals beide ZORG-ziekenhuizen, ook deel uitmaakt van het E17-ziekenhuisnetwerk. Er is een nauwe samenwerking omdat we redundant willen zijn voor elkaar. Als er zich een probleem zou voordoen in één Cleanroom, dan kan de andere Cleanroom ter hulp schieten wanneer nodig. Anderzijds door dezelfde procesflows, hetzelfde kwaliteitsmanagementsysteem en dezelfde software te gebruiken moeten we slechts één procedure opmaken, slechts één procedure onderhouden en slechts één identieke training voor medewerkers ontwikkelen. Hiermee realiseren we een schaalvoordeel en kunnen we kennis en expertise uitwisselen. We schakelen de kennis van Baxter in daar waar we nood hebben aan extra advies, kennis en kunde.’
Patiënt steeds centraal
Vanaf 1 januari 2026 dienen alle Belgische ziekenhuizen medicatie te bereiden volgens de strengere PIC/S-normering. Als alles goed loopt, start de bouw van de Cleanroom in januari 2025. In dat kader analyseren we momenteel welke geneesmiddelen we voorschrijven, welke geneesmiddelen we op voorhand kunnen maken, welke bereidingen stabiel zijn… Met deze analyse in de hand gaan we na de zomer van 2024 in gesprek met voorschrijvende artsen en dagziekenhuizen om te bepalen hoe we de werking van de Cleanroom verder gaan vormgeven.’
De patiëntervaring staat hoog op de agenda bij de realisatie van de Cleanroom voor ZORG-ziekenhuizen. We willen uiteraard de wachttijd voor elk geneesmiddel zoveel mogelijk beperken. Een geneesmiddel bereiden in een Cleanroom duurt langer en we dienen ook rekening te houden met het toekomstige transportproces en verschillende voorschrijfsystemen. Als we niks aan de processen zouden wijzigen, zou de patiënt in de toekomst langer op zijn/haar geneesmiddelen moeten wachten. Dat willen we uiteraard absoluut vermijden.
Vele werkgroepen en stakeholders
Annelies Bryon vervolgt ‘De projectteams voor de realisatie van de Cleanroom bestaan uit een mix van medewerkers uit beide ziekenhuizen. Ook alle stakeholders worden bij dit project betrokken, elk individueel ziekenhuis, de apothekers, de artsen, de hoofdverpleegkundigen, verpleegkundigen… We analyseren: hoe werken zij vandaag? Zo definiëren we een nieuwe manier van samenwerken. Altijd met dat eindpunt dat de wachttijd voor medicatie minstens hetzelfde of korter zal zijn voor het overgrote deel van de patiënten.’
‘We gebruiken verlengde stabiliteitsdata van oncologische moleculen. Daardoor kan je heel wat gangbare bereidingen klaarzetten zodat, wanneer patiënten aankomen bij ZORG-ziekenhuizen, ze quasi zonder wachttijd de juiste medicatie toegediend krijgen. Daar zit een uitgebreid IT-systeem achter, de verlengde stabiliteitsdata van de medicatie, de gevalideerde transporten…’
Nieuwe werking, nieuwe opleiding
Lies De Bock: ‘Baxter zal ons mee ondersteunen in de training van de apotheekassistenten en apothekers die ook effectief aan de slag zullen gaan in de Cleanroom. We zullen alle partijen, van artsen tot verpleegkundigen, tijdig opleiden zodat de correcte werking van beide ziekenhuizen gegarandeerd blijft eens we van start gaan met de bereidingen van de medicatie in de Cleanroom. We plannen een communicatiecampagne die start na deze zomer om iedereen te informeren over alle evoluties binnen dit project.
Tot slot, Lies De Bock en Annelies Bryon: ‘De winst in tijd voor medicatiebereidingen zal in de toekomst liggen in de verlengde stabiliteit van medicatie, meer gestandaardiseerde doseringen en de afspraken met de artsen daarover. Voor alles geldt uiteraard de 80/20-regel. Twintig procent van de medicatie zal nog steeds volledig op maat bereid worden. We blijven kwalitatieve medicatiebereidingen afleveren in een proces waarin de patiënt centraal staat. Zo bouwen we op onze beurt mee aan ZORG, dicht bij jou, in het hart van de Vlaamse Ardennen.’
